Hotline: 04 6326 0618

Các sự kiện ngoài trời có nhiều ưu điểm như không gian thoáng đãng, chứa được nhiều khách mời, trang trí linh hoạt… nên đang trở thành lựa chọn ưu tiên của rất nhiều doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện ngoài trời hoàn hảo, chúng ta cần lưu ý một số yêu cầu đặc biệt sau đây.

1. Vấn đề giấy phép cho một event ngoài trời

Trong một ngày có hàng trăm sự kiện lớn nhỏ diễn ra và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép?

Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức, bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có. Trước tiên, đó là giấy phép xin tổ chức sự kiện ngoài trời. Nơi mà bạn có thể đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đó việc treo băng-rôn và banner cũng cần phải xin cấp phép. Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những thủ tục sau:

  • - Đơn xin phép tổ chức
  • - Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức
  • - Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện
  • - Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là sự kiện giới thiệu sản phẩm)
  • - Kịch bản chương trình
  • - Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm

Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

  • - Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật đúng luật định
  • - Lời bài hát/Trang phục biểu diễn
  • - Nội dung phúc khảo

2. Sức hút của Event

kiwi35

Một event ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng điều quan trọng là bạn có giữ được chân khách hay không. Như vậy đồng nghĩa với việc event của bạn phải có nhiều hoạt động để có thể lôi cuốn được sự thu hút được khách hàng. Hãy bày tỏ sự quan tâm của nhà tổ chức tới tất cả khán giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu. Đó có thể là những trò chơi trúng thưởng, những câu hỏi vui mang tính sáng tạo, độc đáo, trang trí và sắp xếp sân khấu cũng như không gian diễn ra sự kiện, những câu hỏi của MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình của bạn…

3. Hệ thống âm thanh và ánh sáng

kiwi36

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.

4. Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống.

5. Giờ giấc và trang phục của nghệ sỹ

kiwi37

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những người nổi tiếng. Việc Sao đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu. Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Sao trước khi kí hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ. Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.

Tổ chức được một sự kiện ngoài trời hợp lý luôn là một thách thức với những người làm sự kiện. Nhưng thách thức đó cũng là cơ hội để người làm sự kiện chứng minh được kỹ năng và bản lĩnh của mình.

Theo: eventchannel.vn

qc1

TIN TỨC SỰ KIỆN

Tố chất của người làm tổ chức sự kiện

Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đã và đang được xem là một ngành công nghiệp phát triển với tốc độ chóng mặt, công việc năng động và đầy tính thử thách này thu hút rất nhiều bạn trẻ quyết tâm theo đuổi và gắn bó. Kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện có thể tìm tòi học hỏi qua sách vở, thực tiễn nhưng để thực hiện công việc này hiệu quả, yếu tố bản thân mới chính là thứ quan trọng nhất.

Viral Video – Vũ khí chiến lược trong Marketing

Bên cạnh những công thức chung tạo nên một Content Marketing có hiệu ứng lan truyền mạnh trong cộng đồng, Viral Video (Video có khả năng lan truyền) có những đặc thù riêng biệt mà khi biết nắm bắt, nó sẽ trở thành “vũ khí chiến lược” trong chiến dịch Marketing của các doanh nghiệp.

CHIA SẺ FACEBOOK